Gestionar y coordinar de manera eficaz una oficina no es tarea fácil, sobre todo en medianas y grandes empresas, ya que se cuenta con un amplio número de personal a cargo. De esta necesidad nace la figura del Coordinador.
La buena gestión y coordinación de una oficina es el objetivo de aquella persona que ocupa el cargo de coordinador dentro de una empresa u organización.
La figura del coordinador es la persona menos percibida por parte del cliente, ya que con la persona que más trata es el asesor inmobiliario, que es quién le da a conocer la empresa y su forma de trabajo, consistente en la gestión de viviendas en venta y en encontrar el inmueble adecuado para aquel comprador que busca comprar una casa.
Pero… ¿Qué lugar ocupa el Coordinador dentro de la empresa?
El coordinador desempeña un papel importante sobre todo en empresas con una estructura más amplia y con procedimientos más definidos. Sus principales funciones son:
- controlar el buen funcionamiento del equipo,
- tratar con la mayor eficiencia y eficacia las distintas situaciones que se producen en nuestro día a día
- y llegar al objetivo marcado.
Para ello, es necesario que se marquen unas pautas y procedimientos de trabajo, para que todo el equipo reme en la misma dirección. Debe de ser una persona muy resolutiva, enfocada a la solución de cualquiera de las situaciones que se presenten. Pero sobretodo su tarea principal es de apoyo al asesor, ya que depende del buen hacer de cada tarea que realiza el equipo de asesores para la consecución del objetivo en conjunto.
En Inmuebles Valencianos, hay un coordinador por cada departamento, para el departamento de ventas y para el departamento de alquiler. El objetivo en cada departamento es la satisfacción del cliente tanto vendedor como comprador o arrendador y arrendatario. Para ello es imprescindible una buena coordinación entre departamentos, entre los asesores y finalmente con el cliente.
¿Cuál es la tarea de un Coordinador?
Principalmente, un Coordinador de oficina tiene las siguientes funciones:
- Control y publicación de todos los inmuebles (Viviendas, locales, naves) tanto de alquiler como de venta, en coordinación con el departamento de Marketing.
- Gestión del equipo de asesores y apoyo en sus tareas
- Organización y apoyo al departamento de Atención al cliente
- Gestión de expedientes de venta y alquiler (desde la formalización de su oferta de compraventa o arrendamiento hasta la firma de la escritura de compraventa o el contrato de arrendamiento) y comunicación entre las partes que intervienen en la operación de cualquier duda que les pueda surgir durante el proceso de compraventa o arrendamiento y finalizar satisfactoriamente el servicio que el cliente ha contratado con nosotros, dándole la máxima tranquilidad y confianza por la labor que estamos haciendo
- Análisis de resultados
En conclusión, las tareas de un buen coordinador dentro de una empresa parten por tener una buena comunicación y coordinación entre todos los departamentos que conforman la oficina de una Agencia Inmobiliaria, así como la correcta realización de sus tareas y la de todos los componentes que integran la oficina. Esta figura es vital para conseguir una oficina capaz de superar cualquier reto que se proponga en el futuro.
Autor fotografía: snowing y Peoplecreations/Freepik
